Mise à jour le 5 octobre 2026
Le présent accord est conclu entre l'entreprise qui utilise Ally-agent (le « Responsable du traitement ») et l'exploitant du service désigné dans les mentions légales (le « Sous-traitant »). Il fait partie du contrat de service et s'applique dès que le Responsable commence à utiliser le service, tant que celui-ci est utilisé.
Le Responsable décide pourquoi et comment les données personnelles de ses clients sont traitées et reste responsable de la base juridique de ce traitement. Le Sous-traitant traite les données uniquement pour le compte du Responsable, comme décrit ici.
Le Sous-traitant fournit un assistant IA avec base clients et agenda. Pour le compte du Responsable, il répond aux demandes sur les messageries, sur le site web et, si activé, par téléphone ; crée, déplace et annule des réservations ; envoie des rappels, des demandes d'avis et les messages rédigés par le Responsable ; tient la base clients ; et présente au Responsable les analyses calculées à partir de ses propres données.
Le traitement dure pendant toute la durée du contrat de service et prend fin avec la suppression ou la restitution des données, comme décrit ci-dessous.
Personnes concernées : les clients du Responsable et les personnes qui le contactent ; le personnel du Responsable qui utilise le service (comptes, rôles, horaires).
Données : nom, numéro de téléphone, identifiants et pseudonymes de messagerie, langue ; le contenu des messages et des appels, y compris les transcriptions et, si le Responsable l'active, les enregistrements d'appels ; les réservations (prestation, heure, membre de l'équipe, prix, statut) ; les notes et étiquettes ajoutées par le Responsable ; les marques de consentement et de désinscription ; les enregistrements techniques nécessaires à la remise des messages.
Le service n'est pas destiné aux catégories particulières de données. Si le Responsable est un professionnel de santé, le simple fait d'une réservation peut révéler une information de santé ; le Responsable reste responsable de la base juridique de ce traitement et donne au Sous-traitant les instructions correspondantes.
Le Sous-traitant ne traite les données personnelles que sur instruction documentée du Responsable : le présent accord, les réglages effectués par le Responsable dans le service (canaux, base de connaissances, règles, droits de l'équipe) et toute instruction écrite. Si le Sous-traitant estime qu'une instruction enfreint la législation sur la protection des données, il en informe le Responsable sans délai.
Toute personne agissant sous l'autorité du Sous-traitant et ayant accès aux données personnelles est tenue à la confidentialité.
Mesures techniques et organisationnelles : les données sont stockées et traitées dans l'Union européenne (AWS, région de Francfort) ; elles sont chiffrées en transit et au repos ; chaque entreprise vit dans son propre schéma de base de données isolé, de sorte qu'aucune requête d'une entreprise ne peut atteindre les données d'une autre ; l'accès se fait par rôle et le propriétaire décide quels membres voient la base clients, le chiffre d'affaires et l'export ; les exports et les accès de la plateforme aux données d'une entreprise sont consignés dans un journal d'audit ; identifiants et clés sont conservés dans un coffre de secrets géré ; la base de données est sauvegardée automatiquement chaque jour ; lors des appels, l'assistant indique qu'il est une IA et que l'appel peut être enregistré.
Le Responsable donne une autorisation générale pour les sous-traitants ultérieurs suivants : Amazon Web Services (hébergement, base de données, sauvegardes et modèles d'IA servis via Amazon Bedrock dans la région UE) ; Meta — WhatsApp, Instagram et Messenger — et Telegram, chacun uniquement lorsque le Responsable connecte ce canal ; Twilio (téléphonie) et ElevenLabs (synthèse vocale et gestion des appels), uniquement lorsque le Responsable active les appels téléphoniques.
Le Sous-traitant informe le Responsable de tout ajout ou remplacement envisagé au moins 14 jours à l'avance. Le Responsable peut s'y opposer pour des motifs raisonnables ; faute de solution, il peut mettre fin à la partie concernée du service.
L'hébergement, la base de données et les modèles d'IA restent dans l'Union européenne. Les fournisseurs de messagerie et de téléphonie peuvent traiter des données hors de l'Espace économique européen selon leurs propres conditions ; dans ce cas, le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou sur une décision d'adéquation. Le Responsable choisit les canaux qu'il connecte.
Les données personnelles d'un client sont conservées 12 mois après son dernier contact avec le Responsable — une réservation, un message ou un appel — puis anonymisées automatiquement : nom, numéro de téléphone, identifiants de messagerie, notes et étiquettes sont supprimés, et les réservations restent sous forme de statistiques de visites anonymes.
À la demande du Responsable — ou lorsqu'un client le demande au Responsable ou directement au Sous-traitant — le Sous-traitant supprime les données personnelles du client sans retard injustifié et au plus tard sous 30 jours, de la même manière. Le Responsable peut le faire lui-même à tout moment depuis la fiche client. Chaque export de la base clients est journalisé : qui, quand et combien de lignes.
À la fin du contrat de service, le Responsable peut exporter ses données pendant 30 jours ; le Sous-traitant supprime ensuite les données personnelles et ne conserve que des agrégats anonymisés, sauf si le droit de l'Union ou d'un État membre impose une conservation plus longue. Les copies de sauvegarde sont écrasées dans la rotation ordinaire en quelques jours.
Compte tenu de la nature du traitement, le Sous-traitant aide le Responsable à répondre aux demandes d'exercice des droits : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité (la base clients peut être exportée) et opposition (un client qui répond par un mot d'arrêt ne reçoit plus de messages). Les demandes parvenant directement au Sous-traitant sont transmises au Responsable sans retard injustifié.
Le Sous-traitant aide le Responsable à respecter les obligations des articles 32 à 36 du RGPD, y compris les analyses d'impact et la consultation préalable de l'autorité de contrôle, compte tenu des informations dont il dispose.
Le Sous-traitant notifie au Responsable toute violation de données personnelles sans retard injustifié et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, avec les informations dont le Responsable a besoin pour sa propre notification, et coopère à son endiguement et à son analyse.
Le Sous-traitant met à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Responsable ou un auditeur mandaté par lui, et y contribue : une fois par période de 12 mois ou après une violation de données, avec un préavis de 30 jours, pendant les heures ouvrables, sous engagement de confidentialité et aux frais du Responsable.
Le présent accord dure aussi longtemps que le contrat de service ; les obligations de suppression et de confidentialité lui survivent. La responsabilité est régie par le contrat de service et par l'article 82 du RGPD. Le droit applicable et la juridiction compétente sont ceux du contrat de service ; en matière de données personnelles, le présent accord prévaut.
Les questions relatives au présent accord sont adressées au contact indiqué dans les mentions légales.